Quality and Quality Management

Konsep Dasar Operasi Bisnis

Definisi Sistem Manajemen Mutu

Kualitas adalah hal yang mengacu pada seberapa baik sesuatu dibandingkan dengan hal serupa lainnya, atau dapat dikatakan mengacu pada tingkat keunggulan sesuatu.

Sistem Manajemen Mutu atau Quality Management System adalah kemampuan suatu organisasi dalam menjaga kualitas mutu dari jasa atau barang yang dilayankan.

Prinsip Dasar Sistem Manajemen Mutu

Sistem Manajemen Mutu, khususnya ISO 9001:2015, didasarkan pada tujuh prinsip Sistem Manajemen Mutu. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan sebagai pedoman dalam peningkatan kinerja organisasi.

  • Fokus Pelanggan
    Fokus utama dari Sistem Manajemen Mutu adalah memenuhi kebutuhan pelanggan dan berusaha melampaui harapan pelanggan.
  • Kepemimpinan
    Pemimpin di semua tingkatan menetapkan dan menyatukan tujuan, arahan, serta menciptakan kondisi agar seluruh pihak terlibat dalam mencapai sasaran organisasi.
  • Keterlibatan Orang
    Karyawan yang kompeten, diberdayakan, dan terlibat di semua tingkatan sangat penting untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan dan memberikan nilai.
  • Pendekatan Proses
    Hasil yang konsisten akan tercapai lebih efektif dan efisien apabila aktivitas dikelola sebagai proses yang saling berkaitan dan berfungsi sebagai satu sistem yang utuh.
  • Peningkatan
    Organisasi yang sukses selalu fokus pada perbaikan berkelanjutan.
  • Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti
    Keputusan yang didasarkan pada analisis dan evaluasi data memiliki peluang lebih besar untuk mencapai hasil yang diharapkan.
  • Manajemen Hubungan
    Untuk mempertahankan kesuksesan, organisasi perlu mengelola hubungan dengan pihak-pihak berkepentingan, seperti pemasok.

Tujuan Sistem Manajemen Mutu

Menurut Gasperz (2002), tujuan dari Sistem Manajemen Mutu adalah sebagai berikut:

  • Menjamin kesesuaian proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, sehingga standar yang ditetapkan dapat terpenuhi dengan baik.
  • Memberikan kepuasan kepada konsumen melalui pemenuhan kebutuhan dan persyaratan proses serta produk yang ditentukan oleh pelanggan dan organisasi.

Kepuasan pelanggan merupakan reaksi emosional dan rasional yang positif. Oleh karena itu, seluruh anggota organisasi dituntut memiliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.

Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Menurut Gasperz (2002), penerapan Sistem Manajemen Mutu memberikan beberapa manfaat bagi organisasi, antara lain:

  • Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematis.
  • Meningkatkan citra organisasi serta daya saing di pasar global karena pengakuan standar mutu internasional.
  • Mengurangi biaya dan duplikasi audit sistem manajemen mutu karena audit dilakukan secara berkala oleh lembaga sertifikasi.
  • Membuka peluang pasar baru melalui pengakuan lembaga registrasi internasional.
  • Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui komunikasi, kerja sama, serta pengendalian sistem yang lebih baik.
  • Meningkatkan kesadaran mutu di dalam organisasi.
  • Memberikan pelatihan secara sistematis kepada seluruh karyawan dan manajer melalui prosedur dan instruksi kerja yang terdefinisi dengan baik.
  • Mendorong perubahan positif dalam budaya mutu organisasi.

Contoh Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Perusahaan yang dijadikan contoh penerapan Sistem Manajemen Mutu adalah OPDA Consulting. Penerapan ISO 9001 dilakukan melalui beberapa tahapan sebagai berikut:

  • Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)
    Menganalisis perbedaan antara proses yang berjalan dengan persyaratan dasar ISO.
  • Pelatihan dan Persiapan Implementasi ISO
    Konsultan ISO memberikan edukasi kepada karyawan mengenai persyaratan dan prosedur ISO.
  • Pengembangan Sistem dan Dokumentasi
    Pembenahan manual mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung.
  • Implementasi Sistem Manajemen Mutu
    Penerapan sistem dan dokumen sesuai persyaratan ISO dalam kegiatan operasional perusahaan.
  • Audit Internal dan Tinjauan Manajemen
    Evaluasi berkala untuk memastikan kesesuaian sistem dengan standar ISO.
  • Sertifikasi Perusahaan
    Pemberian sertifikat ISO setelah perusahaan memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan.

Berdasarkan pembahasan tersebut, Sistem Manajemen Mutu memiliki peran penting dalam menjaga mutu produk dan layanan serta meningkatkan kepuasan pelanggan sebagai kunci keberhasilan perusahaan dalam bersaing di pasar.